Dokumentenmanagementsystem (DMS)

engl.: Document management system

Themengebiet:

Allgemeine Informatik

Bedeutung:
Abgekürzt häufig mit DMS und seltener mit EDMS (Electronic ..). Oberbegriff für ein System zur Verwaltung von Informationen beinhaltenden Medien (Dokumente) innerhalb einer abgegrenzten Organisationseinheit mit Hilfe einer technischen Infrastruktur. Grundsätzliches Ziel derartiger Systeme ist die dauerhafte Konvertierung aller Dokumente eines Unternehmens oder einer sonstigen Institution in eine binär codiert vorliegende Datenform (Digitalisierung), so dass alle Dokumente, unabhängig von ihrer Quelle und ursprünglichen Erzeugungsform, am Computer eingesehen und auch bearbeitet werden können. Dadurch soll es zu einer Reduzierung des verwalteten, bewegten und archivierten Papiers, zu einer Beschleunigung der Geschäftsprozesse und einer Erhöhung der Produktivität kommen. Aufgabenschwerpunkte des Dokumentenmanagements sind:
- Bearbeitung der Dokumente: Dokumente können in verschiedenen Formen vorliegen (Papier, Mikrofilm, EMail, Datei einer bestimmten Textverarbeitung). Für verschiedene Formate werden verschiedene Arten der Bearbeitungsinfrastruktur benötigt. Zusätzlich ist mit Konvertierungsfunktionen eine Portabilität der Dokumenteninhalte zwischen diesen Medien sicherzustellen. Prinzipiell sind bei der Bearbeitung die Funktionalitäten Einlesen (Scannen, Scanner), Erstellen, Drucken und Verändern von Dokumenten relevant.
- Verteilung der Dokumente: Gemäß den in einer Organisationseinheit ablaufenden Geschäftsprozessen müssen Dokumente weitergeleitet und sequentiell oder parallel von mehreren Mitgliedern der Organisationseinheit eingesehen und/oder bearbeitet werden. Darüber hinaus ist nach Beendigung der Bearbeitung eines Dokumentes durch ein Mitglied einer Organisationseinheit die Möglichkeit zur Weiterbearbeitung einem anderen Mitglied der gleichen oder einer anderen Organisationseinheit anzuzeigen (Trigger). Ferner verfügen viele DMS über zeitgesteuerte Eskalationsmechanismen, in denen definiert werden kann, was mit Dokumenten passiert, die nicht innerhalb einer vorgesehenen Zeit bearbeitet wurden. Über derartige Mechanismen lassen sich prinzipiell Workflows definieren, wobei zu berücksichtigen ist, dass die Funktionalität derartiger Mechanismen innerhalb von DMS üblicherweise nicht an die eines echten Workflow-Managementsystems heranreicht. Wichtige Funktionalität hier ist das Weiterleiten und die Zugriffskontrolle.
- Archivierung der Dokumente oder der Dokumentenversionen (Versionsmanagement): Nach Beendigung der Bearbeitung in einer Organisationseinheit muss die Abschluß- oder Zwischenversion archiviert werden. Dazu differenziert man nach zwei Richtungen:
A. Speicherökonomie: Welche Dokumente und Versionen müssen wie lange archiviert werden? Bei der Beantwortung dieser Fragen spielen oft auch gesetzliche Vorschriften eine Rolle und
B. Zugriffsökonomie: Auf welche Dokumente muss wie schnell zugegriffen werden? Wichtige Funktionalität hier ist das Ablegen, Archivieren (Indizieren), Suchen, Laden und Löschen von Dokumenten. Speichersysteme eines DMS sind oft hierarchisch aufgebaut, d.h., aktuelle Dokumente werden zum raschen Zugriff in großen Festplattensystemen gehalten und das eigentliche Archiv in einem optischen Speicher. Derartige Systeme können dann Speicherkapazitäten bis in den TByte-Bereich besitzen.
- Bereitstellung von Auswerteverfahren: Üblicherweise können periodische Berichte generiert werden, die automatisch prozessorientierte oder personenorientierte Auswertungen erzeugen, etwa: Wie viele Anträge hat ein Sachbearbeiter im letzten Monat bearbeiten können? Hieraus können dann Kennzahlen für ein Management-Informationssystem (MIS) entnommen werden. Diese Funktionalitäten charakterisieren ein Dokumentenmanagement im engeren Sinn. Um aber in einer Organisationseinheit seine volle Wirkung entfalten zu können, sind weitere Dinge zu berücksichtigen. Ein Dokumentenmanagement muss an die Geschäftsprozesse in der Organisationseinheit angepaßt sein und sie unterstützen.
Wesentliche Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) sind:
- Schnellere Bearbeitung von Geschäftsprozessen durch Triggerfunktionen, Integration von Bearbeitungssoftware und automatischen Konvertierungsmechanismen. Dabei können in Einzelfällen die Durchlaufzeiten um 70% reduziert werden.
- Schnellere Bearbeitung auch dadurch, dass jedes beliebige Dokument ohne langwierige Suche in papierbasierten Archiven (u.U. an entfernten Orten wie im Keller oder auf dem Dachboden) von jedem angeschlossenen Arbeitsplatz gefunden werden kann.
- Bessere Koordination verschiedener, voneinander getrennter Organisationseinheiten.
- Leichtere Recherche durch Archivierungs- und Suchfunktionen.
- Größere Datensicherheit durch Zugriffskontrolle.
- Erhebliche Platzersparnis, da die Speicherung von papierbasierten Dokumenten (Aktenordner, Hängemappen) viel mehr Platz benötigt als die Speicherung auf Festplatten, auf CD-ROM's oder anderen, optischen Speichermedien (MOD). DMS arbeiten häufig mit leistungsstarker Scannersoftware (Scanner) oder auch Verfahren zur Optical Character Recognition (OCR) oder Optical Mark Recognition (OMR) zusammen, um insbesondere den Prozess des Einlesens von neuen, papierbasierten Dokumenten zu beschleunigen (z.B. Bearbeitung von Eingangspost).
Wichtig für die Funktionalität eines konkreten, auszuwählenden DMS sind im Wesentlichen folgende zwei Punkte:
- Sind alle erforderlichen Schnittstellen zu Supportsystemen (z.B. Scanner oder auch Standardsoftware wie Textverarbeitung) vorhanden?
- Lassen sich mit den im DMS enthaltenen Funktionalitäten die gewünschten Prozesse (Workflows) genügend abbilden hinsichtlich Überprüfbarkeit, Weiterverfolgbarkeit, Eskalationsmechanismen und Sicherheit (Datenschutz)?

Zum Begriff:
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Letzte Änderung: 21.10.2002